Chapitre 6.18Email et nom de domaine

Tu as un nom de domaine, disons mon-entreprise.fr. Au lieu d'écrire à tes clients depuis une adresse en @gmail.com ou @outlook.com, tu aimerais recevoir et envoyer des emails depuis contact@mon-entreprise.fr.

C'est non seulement possible, c'est fortement recommandé dès qu'il y a une activité professionnelle derrière. Ça donne une image crédible, ça centralise la gestion des adresses de toute l'équipe, et ça te rend indépendant d'un fournisseur d'email gratuit. Le jour où tu changes de crémerie, tes contacts n'ont rien à changer, l'adresse reste la même puisqu'elle t'appartient.

Une adresse en @gmail.com sur une carte de visite, c'est comme un plombier qui arrive à vélo avec une clé à molette en plastique. Ça peut très bien se passer, mais le client se pose une question.

Comment ça fonctionne

Quand quelqu'un envoie un email à contact@mon-entreprise.fr, le serveur de l'expéditeur doit d'abord découvrir quel serveur gère les emails de mon-entreprise.fr.

Il interroge le DNS, exactement comme pour trouver un site web. Mais au lieu de chercher un enregistrement A, qui donne une adresse IP, il cherche un enregistrement MX, pour Mail eXchange. Cet enregistrement désigne le serveur de messagerie responsable du domaine.

mon-entreprise.fr.   MX   1    smtp.google.com.

Le chiffre devant le nom du serveur est une priorité. Plus il est bas, plus le serveur est prioritaire. Un domaine peut en déclarer plusieurs, et l'expéditeur essaie alors le plus prioritaire, puis les suivants si le premier ne répond pas. C'est un mécanisme de secours intégré, pour qu'un email ne se perde pas parce qu'un serveur redémarrait au mauvais moment. Google, lui, n'en publie plus qu'un seul et gère la redondance de son côté.

Le point le plus important à retenir, c'est que le nom de domaine et la messagerie sont deux choses séparées. Ton domaine peut être acheté chez un registraire, ton site hébergé ailleurs, et tes emails gérés par un troisième prestataire. Ce sont juste des enregistrements DNS différents qui pointent vers des endroits différents.

Les fournisseurs

Plusieurs solutions existent pour héberger tes emails avec ton propre nom de domaine.

• Google Workspace : l'interface de Gmail avec ton domaine, plus Drive, Agenda et Meet. La solution la plus répandue chez les petites structures et les startups.
• Microsoft 365 : Outlook avec ton domaine, plus Word, Excel et Teams. Le choix classique des entreprises déjà équipées en outils Microsoft.
• Les hébergeurs web : OVH, Ionos, Gandi ou Infomaniak incluent souvent quelques boîtes email avec les noms de domaine qu'ils vendent. Nettement moins cher, avec des interfaces généralement moins abouties.
• Proton Mail : pour ceux qui veulent du chiffrement de bout en bout et une approche centrée sur la vie privée, avec des serveurs en Suisse.

Les tarifs des solutions professionnelles tournent autour de quelques euros par boîte et par mois. Ça paraît anodin, jusqu'au moment où tu multiplies par le nombre de salariés et par douze mois. D'où l'intérêt de la distinction qui suit.

Boîte ou alias

Une boîte email est un vrai compte, avec son espace de stockage, son mot de passe et sa facturation. Un alias est une simple adresse de redirection qui n'existe que sur le papier et qui déverse le courrier dans une boîte existante. Un alias ne se facture presque jamais, et les fournisseurs en autorisent plusieurs dizaines par boîte, ce qui suffit très largement.

Évite l'adresse fourre-tout, aussi appelée catch-all, qui accepte tout ce qui arrive sur le domaine, y compris nimportequoi@mon-entreprise.fr. C'est un aimant à spam, les robots testent des adresses au hasard sur les domaines et finissent forcément par tomber juste.

L'authentification des emails

Envoyer un email en se faisant passer pour quelqu'un d'autre est techniquement trivial. Le protocole d'envoi date des années 1980, à une époque où tout le monde se faisait confiance sur le réseau. Écrire un faux expéditeur revient à écrire n'importe quel nom au dos d'une enveloppe, la Poste ne vérifie rien.

Trois mécanismes ont été ajoutés par-dessus pour lutter contre l'usurpation et le spam.

• SPF (Sender Policy Framework) : un enregistrement DNS qui liste les serveurs autorisés à envoyer des emails pour ton domaine. Ça revient à déclarer publiquement que seuls les serveurs de Google ont le droit d'écrire en ton nom.
• DKIM (DomainKeys Identified Mail) : une signature cryptographique ajoutée à chaque email. Le destinataire vérifie, à l'aide d'une clé publiée dans ton DNS, que le message vient bien du domaine annoncé et qu'il n'a pas été modifié en route.
• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) : une politique qui indique aux serveurs destinataires quoi faire quand un email se réclame de ton domaine sans passer les vérifications SPF et DKIM. Le laisser passer, le mettre en spam, ou le rejeter. DMARC te renvoie aussi des rapports réguliers sur les tentatives d'envoi en ton nom.

Ces trois mécanismes se configurent dans le DNS de ton domaine, et ton fournisseur d'email te donne les valeurs exactes à copier. C'est un peu technique à mettre en place, mais c'est devenu indispensable. Sans eux, tes emails ont de grandes chances d'atterrir directement dans les spams, et n'importe qui peut écrire à tes clients en se faisant passer pour toi.

Les grandes messageries ont considérablement durci leurs exigences ces dernières années, en particulier pour les envois en masse. Un domaine sans SPF, DKIM et DMARC correctement configurés voit sa délivrabilité s'effondrer.

La mise en place en pratique

La procédure est presque toujours la même, quel que soit le fournisseur.

1. Tu souscris chez le fournisseur d'email et tu lui indiques ton nom de domaine.
2. Il te demande de prouver que le domaine est bien à toi, en général en ajoutant un enregistrement DNS avec une valeur qu'il te fournit.
3. Tu remplaces les enregistrements MX de ton domaine par les siens.
4. Tu ajoutes les enregistrements SPF, DKIM et DMARC qu'il t'indique.
5. Tu crées tes boîtes et tes alias.

Compte quelques minutes à quelques heures avant que le changement soit visible partout, le temps que les serveurs du monde entier oublient l'ancienne réponse mise en cache. Pendant cette période de flottement, certains emails partent vers l'ancien serveur et d'autres vers le nouveau, donc garde un oeil sur les deux boîtes.

Si tu migres d'un fournisseur à un autre, exporte tes anciens messages avant de couper l'ancien compte. Une fois les MX changés et l'abonnement résilié, l'historique disparaît avec.

Et héberger ses emails soi-même ?

Techniquement, rien ne l'interdit. Un serveur, un logiciel de messagerie, quelques enregistrements DNS, et te voilà maître de ton courrier.

De mon expérience personnelle, c'est une très mauvaise idée pour une activité professionnelle. Non pas que ce soit difficile à installer, mais parce que la vraie difficulté est ailleurs. Il faut entretenir une réputation d'expéditeur, éviter de se retrouver sur une liste noire à cause d'un voisin d'adresse IP peu recommandable, filtrer le spam entrant, assurer les sauvegardes et rester disponible en permanence. Le jour où tes emails commerciaux arrivent tous en spam, tu perds de l'argent sans même le savoir.

Quelques euros par mois pour déléguer tout ça à des gens dont c'est le métier restent, à mon avis, l'un des meilleurs rapports qualité-prix de l'informatique d'entreprise.